特集「xfy Plannerが手放せなくなった人たち」
初回は、ジャストシステムの製品情報Webサイト製作を担当されているFさんにお話をうかがいました。
弊社の製品Webサイト製作を担当され、同時に複数のプロジェクトをこなしておられる多忙なＦさん。xfy Plannerのどんな点にメリットを感じておられるのでしょうか。
はじめに
－Ｆさんの業務内容を教えてください。販売促進部という部署で、ソフトウェア製品情報のWebサイトを製作する仕事をしています。
多くの製品を担当していて、複数のWebサイトを同時並行で製作しています。
－xfy Plannerを何のために使っておられますか？はい。おもにスケジュール管理に使っています。
お気に入りは、[ガントチャート]と[完了実績グラフ]です。
ガントチャートでシンプルにスケジュール管理
－スケジュール管理をメインに使用されているのですね。私はいくつも製品を担当しているんですが、どの製品でもだいたいやることは決まっているんですよ。
Webサイトを製作するのに必要な材料を集めて、原稿を書いて、レビューして、HTML製作してレビューして、それから公開。これはどの製品でも共通です。
Webサイトの公開日は決まっていますから、それに合わせてスケジュール計画をたて、その通りに実行していくことがとても重要なんです。
－具体的な使い方を教えてください。私のxfy Plannerの使い方は、かなりシンプルです。
製品別のプロジェクトを作り、タスクをひとつ登録して、まず最初に終了日を設定してしまいます。
製品発売日など、エンドは決まっていますし、動かせませんから。
それから、ガントチャート上で、やるべき作業を子タスクとしてどんどん登録していきます。
先ほども言いましたが、どの製品でもだいたい同じ作業なので、ここは機械的にタスクを登録するだけです。
最後に、エンドからさかのぼって土日などを考慮しながら、ひとつひとつの作業にどれくらい時間をかけるかじっくり考えつつ、詳細にスケジュールを決めていきます。
－エンドを先に決めて、そこからさかのぼってスケジュールを調整していくのですね。はい。ガントチャートだと視覚的にスケジュール感がつかめるところがいいですね。
－スケジュールの変更や調整はどのように？ 複数の製品プロジェクトを並べてガントチャートで見ると、どのあたりに作業が集中しているか一目瞭然なので、ここで調整します。
たとえば「このあたり作業が集中しているから、この部分はもうすこし前倒しで終わらせよう」と思ったときは、タスクをまとめて前後に少しずらします。複数のタスクを選択してドラッグすればいいだけなので、操作的にはとても簡単です。
－作業がスケジュール通り進んでいるかどうかは、どのように管理されていますか？ ひとつひとつの作業期間が短いので「終わったか、終わってないか」が判れば充分なのです。
ですので、終わったらタスクに[終了日]だけ入力して、
全体の進捗状況は、追加リフィルの「実績管理グラフ」でチェックしています。
表計算ソフトのスケジュール表はもういらない
－xfy Plannerを使って良かったと思う点は何でしょうか。なんといっても、スケジュール管理がとても楽になったことです。
これまでは、表計算ソフトでスケジュール表を作っていました。チーム内の打ち合わせのために、毎週データを更新してメールで送ったり、印刷物を配ったりしていたのです。
xfy Plannerのガントチャートを使うようになってからは、そんなことは一切必要なくなりました。
打ち合わせのときにガントチャートを見せるだけでOK。タスクごとに担当者名を入れているので、協力会社の方にもそのまま見てもらえます。
単なるToDoの集まりが「スケジュール感」を見せた
－xfy Plannerを使ってみようと思ったきっかけは？最初は、あまりピンとこなかったのです。どう使えば良いものなのか良くわかりませんでした。
まずは、これまで使ってきた「ToDo管理ツール」のつもりで、試しにいくつかToDoを登録してみて、最初は[タスクリスト]上で見ていました。そのときは、単なる「やるべきこと」の集まりに見えていたのです。
しかし、ビューを[ガントチャート]に切り替えたとたん、いきなりそれが現実の「スケジュール感」をもって目に入ってきたときは感動しました。
－xfy Plannerはxfyテクノロジーをベースにしているので、同じXMLデータを異なるビューで切り替えながら見ることができます。そうですね。知識として知っていましたが、それが実際どういうことなのか、自分の世界で実感したのは初めてだったのです。
そのとたん、これは使いたい！と思いました。
xfy Plannerだけで充分
－xfy Plannerのどこが好きですか？シンプルで使いやすいことです。これが一番です。
私は管理職ではないので、厳密な作業工数やコスト管理などをしたい訳ではありません。
「正確に」「厳密に」スケジュール管理できる事よりも「シンプルに」「簡単に」使えることのほうが大事です。
私は健忘録やちょっとした思いつき・メモなどを、以前は専用のソフトウェアに記録していたのですが、いまはxfy Plannerに記録するようになりました。
思いついたときにToDoを書きためていき、ガントチャートに並べて期間を決めるとそれが自然に「スケジュール」になる。
進捗チェックも簡単にできる。
これがxfy Plannerの魅力だと感じています。
－（後編に続きます）
