本来有効利用されるべき非定型データ（＝データベースで管理されていないデータ）。とくに提案書や報告書といったビジネス文書のほとんどは非定型データである。データが非定型のままでは、活用や再利用が非常に困難であり、企業内情報の可視化や業務改革、内部統制強化の実現なども、到底おぼつかない。

ここであらかじめお断りをしておくが、本コンテンツは、単なる文書管理ソリューションのPRではない。「ツールを導入して、保管・管理はできるようになったが、活用は十分にできていない」という声をよく聞く。その原因はおそらく、ツールのコンセプトが間違っているからである。

私たちジャストシステムは、本コンテンツを通じて、非定型データを構造化することによる、全く新しいコンセプトの既存のビジネス文書の活用手法を紹介したい。

データベースシステムの中で扱うデータは、固定長ファイルなどある一定の構造に従って格納されている定型データである。これに対して、ワープロソフトにより作成したドキュメントやメールといった既存のビジネス文書は、ヘッダーやフッター、見出し程度は決まっているが、実質的にはフリーフォーマットの非定型データである。

このような既存のビジネス文書は、検索性が悪く、また、同内容の文書を何度もゼロから作るなど、共有化も進まない。さらに言えば、再利用も進まない。検索しても欲しい情報がどこにあるのか正確に探し出すことができず、共有化がなされていないのだから、当然だ。もちろん、必要性が叫ばれている「ビジネス文書のライフサイクル管理」の実現も無理である。

●既存のビジネス文書活用の現状・・・

●このほかにも、以下のような現状が・・・

増え続けるビジネス文書を構造化により標準化する――。これが、お世辞にも良いとは言えないビジネス文書活用の現状を一気に改革する“ブレイクスルー”となることは明らかだ。問題は、“How？”の部分である。

構造化、標準化と聞いて、真っ先に思い浮かぶのがXMLだろう。1998年にXMLが策定されて10年近くになるが、ネット通販の雄・Amazonが当初からXMLを採用して今日の成功を築いたし、最近ではiTunes、RSS、Office2007などにも続々と採用されている。電子自治体のシステム強化を図る総務省も、XMLによるデータの標準化を推進しており、こうした最近の動きから、「将来的にはXML以外のデータフォーマットはなくなる」とまで言われている。

もっとも、XMLには使いにくい面もある。

XMLファイルを作成／編集する場合、通常、次の2通りの方法が考えられる。

（A）テキストエディタで直接XMLファイルを作成／編集する。
（B）作成するXMLの種類に合った専用エディタでXMLファイルを作成／編集する。

しかし、（A)は、技術的すぎて、難しい。（B）も、XMLはそもそも幅広い用途に活用してこそ真価を発揮するものであり、特定の種類のXMLしか編集できないエディタでは困る。

こうした使いにくさを解消できないものだろうか？

もし、前述の“XMLの使いにくさ”を解消すれば、企業は以下のメリットを享受できる。

●XMLによるビジネス文書活用の主なメリット

そこで、ジャストシステムが提案したいのが、＜XMLアプリケーション開発環境＞と＜クライアント実行環境＞を統合的に提供してくれるXMLアプリケーション・フレームワーク「xfy（エクスファイ）」だ。ワープロソフトと同じように書いた文書が、何ら変換プロセスを経ることなく、バックではXML化される「クライアント機能」、GUIの設定やアプリケーション設計を最適・最短化する「開発ツール機能」、データやビジネスプロセスを保存でき、情報の作成・活用のハブとなる「サーバ機能」などを搭載。

コンパウンド（複合）されたXML文書をダイナミックに統合管理できる、新しい仕組みである。

●xfyのシステムイメージ

特長【1】マッシュアップが自由自在

それでは、「xfy」の主な特長を見ていこう。

「xfy」は、複数のXMLデータを同一画面上でダイナミックにハンドリングし、容易にビジュアライズできる。「xfy」が持つこの特長は、Webにおける次世代のユーザエクスペリエンスとして注目されている「マッシュアップ」を強力にサポートする。

マッシュアップとは、たとえば、デイトレードに必要な最新の株価やチャート、アナリストの評価やニュースなどを1つのウィンドウでリアルタイムに取得・閲覧できるようにすること。「xfy」なら、サーバ側の開発スキルがなくても、エンドユーザレベルでこうしたマッシュアップを実現できる。

●マッシュアップが自由自在

特長【2】ワンソース・マルチユース

「xfy」は、文書データを部品化・構造化することにより、部品の組み合わせで文書を作成し様々な用途に活用する「ワンソース・マルチユース」を容易に実現する。

たとえば、1つのXMLを使用して見せ方を変えることにより、業務記述書やRCM、業務フロー図を実現できるため、内部統制の強化に最適。また、文書の部品を利用して文書を作成すると変更個所の特定を容易にし、修正も容易にするため、変更個所や進捗状況を管理するデータなどを作成することも可能。さらに、同じデータをユーザの権限によって異なるビューで表現することもできる。

特長【3】文書データのライフサイクル管理を実現

「xfy」では、文書をXMLオブジェクトとして扱うとことで、文書の作成（入力）から蓄積、データ活用、ノウハウ蓄積という文書データのライフサイクルをスムーズに機能させる。ユーザにより作成された文書は、部署や場所の壁を取り払ってスムーズに共有され、高度に活用される。そして、その活用するスタイルをフィードバックすることにより、より利用しやすい文書作成、活用へとつなげることができる。

●ノンプログラミングで文書ライフサイクルを管理

ビジネス文書のワンソース・マルチユースの活用事例

「xfy」は、ビジネス文書のワンソース・マルチユースの実現に最適だ。日本版SOX法への対応を例にとると、既存のアプリケーション、ソリューションでは、「業務記述書」「フロー図」「RCM」をそれぞれ別個に管理しなければならないが、「xfy」なら、 XMLファイルとして一元的に管理することができる。これにより、文書間の整合性や複数ファイルの管理など煩雑な業務を排除し、文書作成業務の効率化を図ることができる。