xfy による内部統制の文書化支援
2007年9月末の金融商品取引法（日本版SOX法）の施行により、対象企業は2008年4月以降開始する事業年度から内部統制の監査が義務付けられました。これに伴う内部統制実施基準では、手作業による内部統制は誤謬等を起こしやすいので、IT による統制が推奨されています。また、2006年5月に施行された会社法でも、大会社では内部統制システムの構築が義務付けられています。このように殆どの企業において、内部統制構築に係る「リスクの特定」と「内部統制の文書化」を行うことが求められています。
内部統制の文書化は、翌年度の業務内容や市場環境の変化などに応じて改訂を行い、現実の業務と齟齬のない状態を維持していくことが必要です。xfy 内部統制ソリューションは、このような状況をふまえ、内部統制の文書化である「業務記述書」「業務フロー図」「リスクコントロールマトリクス（RCM）」の作成・メンテナンスを効率よく進める内部統制文書作成支援および、文書の効率的な管理を提供するソリューションです。
業務記述書/フロー図/RCM の作成・修正・管理の一元化
内部統制において最も労力がかかるフェーズが「文書化」の領域であると言われており、企業では膨大な文書を作成する必要が出てきています。この文書化フェーズにおいて、短期的な視点で文書を作成するのではなく、将来にわたり効率的に修正／改訂を行うことが必要となります。企業のガバナンスまで見据えて利用できるソリューションとして、XML によるデータの一元化が最も有効的な手段であると考えています。
従来この内部統制の文書を作成するには、「ワープロソフト」や「表計算ソフト」「描画ソフト」などのアプリケーションをそれぞれの用途に応じて利用し、ひとつの業務につき複数のファイルが作成されています。しかし、同一業務の複数ファイルの文書管理は煩雑であり、また業務の修正/ 改訂の際には、複数ファイルの整合性の保つことが非常に困難になります。更に、文書自体はそれぞれのアプリケーションのファイルフォーマットのため、文書内の情報を再利用するにも容易には活用することが出来ないのが現状です。
xfy 内部統制ソリューションでは、XML の特長であるデータとビューの分離と、単一ファイルの複数ビューを利用することにより、ひとつの業務を単一の XML ファイルとし、「業務記述書・フロー図・RCM」を表現しています。これにより、文書間の整合性や複数ファイルの管理など煩雑な業務を排除し、文書作成業務の効率化を図ります。また、作成された文書の再利用はもとより、同一のリスクやコントロールを持つ業務の特定などにも利用可能です。更に、それぞれの業務を階層化し企業の統一的な業務状態を可視化したり、フローをビジネスプロセスマネージメント（BPM）のシステムに再利用するなど、企業のガバナンスに必要な幅広い活用が可能となります。
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xfy 内部統制ソリューションの機能
xfy 内部統制ソリューションで提供する機能には以下のものがあります。この他にも、xfy Enterprise Solutions の基本機能により、直感的で操作性の良いインターフェースとクライアントの実行環境に依存しないオープンな環境をご利用いただくことが出来ます。
●コンポーネント型 文書編集機能
よく利用する記載内容などはテンプレートとして文書モジュール化することができます。この文書モジュールを組み合わせることでドキュメントを作成することが可能です。また、文書モジュール部分を修正するだけで、その文書モジュールを利用している全てに修正が反映されます。
●アノテーション属性による柔軟な検索機能
文書モジュールが含まれている文書を検索したり、文書モジュールに含まれるアノテーション属性を利用して、改訂対象文書をもれなく洗い出したり柔軟な検索機能を実現しています。これによって情報を見つけ出す時間・工数を大幅に短縮します。
●ワンソース・マルチユース環境機能
ひとつの文書から印刷用の業務記述書や変更箇所や進捗状況を管理するデータを作成することができます。
●マッシュアップ機能
複数のツールを駆使して業務を行っていたものをひとつのツールで扱うことができるようになります。また、文書の内部に関連する情報を表示し、別システムとの連携など、様々なデータと関連づけて「見える化」することで直感的に作業することができます。