xfy Document Solution Core 1.0

xfyによるドキュメントとビジネスプロセスの連携

xfy Document Solution Core1.0は、ビジネスで扱う文書（ドキュメント）を業務プロセスに応じ、組み合わせて作成・管理・活用する統合情報基盤です。ビジネスドキュメントは、書かれている内容に応じて、関連するビジネスプロセスと密接に呼応しています。ドキュメントが持つ情報価値をビジネスプロセスに繋ぎ、情報価値を劣化させることなく業務に反映していくことができれば、ビジネスそのものの信頼性が高まります。xfy Document Solution Coreは、このような情報価値連鎖を的確に行い、全社的な情報活用を理想的な姿に近づける機能を実現しています。

xfyで実現するドキュメントの情報共有と網羅・一括更新

従来、ビジネスドキュメントは、関連する業務の内部でのみ活用され、他部署との連携は印刷された紙や転記された情報など別のドキュメントとして利用されてきました。情報発信元の部署でドキュメントが改訂・改版されても、他の部署では更新通知の漏れや、あるいは通知に気づかずに、古いドキュメントや情報で業務を続けてしまうことがありました。この結果、ドキュメントの情報整合性が保てず、社内で最新の情報を共有することが難しい状況でした。また、法改正や監督官庁からの通達に対して、社内の業務マニュアルや規程集などへの反映を網羅的に一括更新することも容易なことではありませんでした。
xfy Document Solution Coreは、関連するドキュメントの情報を一元的に共有・管理し、該当するドキュメントの情報を網羅的に検索し、関連するドキュメントに対して情報を一括更新する機能を提供しています。

ドキュメントの作成／編集／管理の一元化

xfy Document Solution Coreでは、XML形式で構造化されたドキュメントの作成・改訂などの編集作業とレビュー・承認などの公開プロセスを一元管理しています。

業務マニュアルや仕様書・設計書などのように複数の担当者で分担してドキュメントを作成する場合、ドキュメントの一部を文書モジュールとして部品化し、共有化することによって、グループ作業での複数ドキュメントの一貫性・整合性を確保することが可能となります。この部品化された文書モジュールを編集・修正すれば、この文書モジュールを利用しているすべてのドキュメントに修正点が反映され、漏れのないドキュメント改訂を行うことができます。また、作成途中のドキュメントに関して、ドキュメント・バージョン管理機能により、異なる二つのバージョン間の差分表示による新旧対照表の作成・変更箇所の確認など、編集作業の効率化を支援します。

ビジネスでドキュメントを公開するには、作成・編集されたドキュメントのレビューと承認のプロセスが必要です。xfy Document Solution Coreには、作成・編集されたドキュメントの作業状況に応じたアクセス権を編集担当者と承認者に与えて管理しています。また、ドキュメントの承認ステータス管理機能によって、どのドキュメントが“いつ／誰が／どのバージョン”に対して承認したかの履歴を管理しています。さらに、ドキュメントの編集（追加・変更・削除）に関しても、“いつ／誰が／何処を／どのように”変更したかを自動記録したり、承認者などからの変更指示などで編集したりした記録をドキュメント内部にアノテーション属性として保持しています。これによって、成果物として公開した後からでも変更履歴を検索し、遡って変更事由の確認を可能としました。xfy Document Solution Coreは、ドキュメントの保守性（サービサビリティ）を高め、変更事由確認などの追跡可能性（トレーサビリティ）に優れた機能を実現しています。